¿Pequeña empresa, pequeño presupuesto? Cómo hacer que su fondo para viajes llegue más lejos
Puede que las pequeñas y medianas empresas (PYMES) se vean empequeñecidas por algunas de las grandes corporaciones del Reino Unido, pero eso no quiere decir que no tengan las mismas necesidades. Sea cual sea el tamaño de una empresa, mantener un contacto regular con los clientes a través del teléfono, el correo electrónico y Skype son las formas más habituales de garantizar que se satisfagan todas las necesidades por ambas partes.
¿Pero qué pasa con el inicio de una relación comercial? Cuando se trata de cerrar el trato, sería difícil encontrar una forma mejor de hacerlo que una reunión cara a cara.
Cuando se ha hecho el esfuerzo de viajar, no sólo se refleja bien en usted, sino que también le da la oportunidad de tener una charla en profundidad y medir cómo se siente realmente un posible cliente a través del lenguaje corporal, algo que es imposible de hacer por teléfono y difícil en Skype, donde los retrasos podrían afectar a la calidad de la conversación.
Con presupuestos de viajes limitados y menos recursos que sus homólogos de mayor tamaño, es de vital importancia que las PYME se centren en encontrar ofertas competitivas de la forma más conveniente. He aquí algunos consejos para conseguir excelentes ofertas en viajes de empresa que lleven a su empresa al siguiente nivel.
Dar prioridad a
Si su empresa se ha introducido recientemente en el mundo, piense si puede permitirse incluir los viajes en su presupuesto. El alquiler, las nóminas y otros gastos esenciales no son negociables, pero puede prescindir de los viajes de negocios, así que decida si es factible en primer lugar.
Reservar con antelación
A veces una reunión improvisada le hace reservar frenéticamente un avión para el día siguiente, pero la mayoría de las veces las reuniones de negocios se planifican con antelación, lo que le da mucho tiempo para preparar su viaje, reservar con antelación y conseguir los mejores precios.
También puede resultar ventajoso dejarlo para el último momento, aunque puede resultar una estrategia arriesgada. Como las aerolíneas pierden dinero volando con aviones vacíos, hacen todo lo posible por llenar los asientos libres ofreciendo tentadoras ofertas de última hora, siempre que aún tengan inventario que llenar.
Sea flexible
Si puede, intente volar en los días y horarios más baratos. Es posible que esto no se ajuste a su horario, pero antes de reservar los vuelos eche un vistazo a la disponibilidad de la aerolínea antes y después de sus fechas de salida y regreso preferidas para ver cuándo se pueden encontrar las ofertas más baratas, ya que a menudo el ahorro puede ser considerable.
Presupuesto en la medida de lo posible
Puede ahorrar en los vuelos si se inscribe en las alertas de correo electrónico y recibe notificaciones cuando haya ofertas especiales, otra forma estupenda de conseguir ofertas y recibir recompensas es unirse al programa de viajeros frecuentes de su aerolínea preferida, estos programas suelen incluir ofertas y descuentos en hoteles, traslados al aeropuerto, aparcamiento y salas de espera del aeropuerto.
Anime al personal a vigilar sus hábitos de gasto cuando tenga la tarjeta de crédito de la empresa. Se puede ahorrar mucho cuando todos hacen lo posible por mantener los costes bajos, por lo que es conveniente educar al personal en la política de viajes de la empresa. Si no la tiene, elabore una. Este documento debe contener directrices claras sobre los tipos y los importes de los gastos permitidos, así como las consecuencias por infringir la política.
Reservas polivalentes
El alojamiento puede suponer una parte considerable de su fondo de viaje, por lo que es imperativo hacer rendir su dinero al máximo al reservar este aspecto del viaje de empresa. Piensa en las instalaciones que necesitarás, como salas de conferencias, Wi-Fi e impresoras, e intenta encontrar un hotel o apartamento que las incluya en el precio de la habitación.
Ser bueno en la negociación
A veces se consigue un mejor trato cuando se negocia un paquete mejor en lugar de discutir el precio a la baja. Si no consigues nada con los vuelos rebajados, puedes intentar preguntar por una mejora gratuita, o en lugar de presionar para que las habitaciones de hotel sean más baratas, puedes intentar negociar desayunos o traslados al aeropuerto gratuitos.
Por otra parte, una agencia de viajes de empresa puede negociar en su nombre para conseguir mejores tarifas de vuelos, alojamiento, tren y alquiler de coches, etc.
Agencias de viajes de negocios
De hecho, las agencias de viajes de negocios pueden ser un regalo del cielo tanto para las pequeñas como para las grandes empresas. Encargarse de la organización de los viajes por cuenta propia requiere un tiempo precioso, sobre todo cuando se busca en Internet ofertas baratas.
Desde el primer momento, una agencia de confianza se convierte en un único punto de contacto que se ocupa de todas y cada una de las necesidades, desde la organización de visados y seguros de viaje, pasando por la aplicación de las políticas de viaje de la empresa, hasta la reserva de vuelos y la negociación de las tarifas de las habitaciones.