El zen de las nóminas: Cómo hacer que un trabajo estresante no lo sea
Las nóminas son una de las formas más comunes en que las empresas pueden tener problemas financieros y legales. Las nóminas, una tarea constante y recurrente, son una parte tediosa, estresante y costosa -y completamente inevitable- de la actividad empresarial. Muchas empresas luchan por mantener suficiente capital a mano sólo para hacer frente a los gastos a corto plazo de pagar a los empleados, pero la mala gestión de las nóminas puede conducir a errores mucho más costosos en el momento de pagar los impuestos.
Siga esta guía para agilizar el proceso de pago de nóminas con el fin de eliminar la ansiedad de una de las partes más importantes de la actividad empresarial.
Clasificación
Clasificar erróneamente a los empleados puede ser un error costoso, tanto legal como económicamente. Una de las formas en que los empresarios sin escrúpulos intentan engañar al fisco es clasificando a los empleados como contratistas independientes. La Agencia Tributaria es muy consciente de esta estafa, y una sola clasificación errónea puede dar lugar a una auditoría. Se pueden imponer graves sanciones, tanto si lo has hecho a propósito como si no.
Depósito directo
Los empresarios pueden ahorrar hasta 100 dólares por trabajador cada año si utilizan el depósito directo para pagar a sus empleados. Incentive a sus empleados para que autoricen el depósito directo, ya sea pagándoles primero o pasándoles parte del ahorro.
Salario de pago
Cuando pueda, considere la posibilidad de pagar a sus empleados un salario fijo en lugar de pagarles por hora. Esto no siempre es posible porque a menudo se espera que los salarios vayan acompañados de costosos paquetes de beneficios o seguros, pero si todo lo demás es igual, puede facilitar mucho las nóminas. Los trabajadores asalariados reciben la misma paga cada periodo, lo que deja mucho menos margen para cometer costosos errores en las hojas de asistencia semanales, tanto en la paga a corto plazo para sus empleados como en los costes a largo plazo a la hora de pagar los impuestos.
Encuentre el software adecuado
Un buen software puede quitarle el dolor de cabeza a la tarea recurrente de las nóminas. Asegúrese de obtener un software que gestione y audite las nóminas y que se integre en su software de contabilidad.
Cualquier software que compre debe venir con soporte 24/7 para las preguntas que inevitablemente tendrá, y debe presentar y pagar electrónicamente los impuestos por usted.
Considere la posibilidad de subcontratar
La mayoría de las pequeñas empresas subcontratan sus nóminas. El motivo es que las empresas especializadas en nóminas son expertas no sólo en el proceso recurrente de pagar a sus empleados y mantener sus registros, sino también en mantenerse al día con los complicados y constantemente cambiantes códigos y leyes fiscales que acompañan a ese proceso.
Este servicio, por supuesto, no es gratuito, pero es mucho más probable que eviten errores que pueden costar más a la hora de los impuestos de lo que habría costado el servicio en primer lugar. No obstante, tenga en cuenta que sus obligaciones fiscales son sólo suyas, e incluso si un tercero comete un error en su nombre, el error es su responsabilidad.
Parece que cada vez que se termina de pagar la nómina, hay que volver a empezar. Es un gasto recurrente, un dolor de cabeza recurrente, y el más mínimo fallo de atención y concentración puede generar errores que pueden llevar a trabajadores irritados, deficiencias en el capital y un gran lío cuando llegue abril.
Sin embargo, tomar algunas medidas para facilitar las cosas puede hacer que la mayoría de los problemas desaparezcan. Agiliza tu proceso de nóminas y te alegrarás de hacerlo bien a tiempo, siempre.