Cómo aumentar la productividad de forma proactiva
Dirigir una pequeña empresa requiere mucho trabajo.
No es de extrañar que siempre estés centrado en las pequeñas cosas, como revisar el correo electrónico, pagar las facturas y publicar en las redes sociales, incluso cuando técnicamente «no estás trabajando». Hay tantas cosas que hacer, y la vida puede parecer una lucha constante para aumentar tu propia productividad.
Estás cubriendo todas las funciones de tu negocio, ¿verdad?
En un momento estás revisando las ventas del mes pasado y elaborando una estrategia sobre el futuro de tu negocio. Al siguiente estás subiendo entradas al blog y compartiendo una foto de tu trabajo en Instagram. El fin de semana compaginas el tiempo con tus hijos y tu desbordante bandeja de entrada de correo electrónico.
¿Cómo puede detener la locura? Antes de empezar a pensar en contratar un poco de ayuda -como una VA, un gestor de proyectos o una persona de apoyo-, echa un vistazo a tus sistemas. Hay muchas cosas que puedes hacer para aumentar tu productividad sin necesidad de ampliar tu equipo. Además, hay una ventaja oculta. El trabajo que hagas para automatizar ahora te facilitará la tarea de delegar más adelante.
Ahora, sé que las cosas que voy a recomendar no son súper sexy y emocionantes. Pero, confía en mí… tomar estos pasos ahora te compensará inmediatamente y en el futuro.
Paso de acción: Seleccionar y aplicar una herramienta de gestión de proyectos
Es hora de enfrentarse a la realidad. El sistema de notas adhesivas que utilizas para gestionar tu lista de tareas no es tan eficaz como te gustaría creer. El batiburrillo de información que garabateas en tu agenda también podría ser más eficaz. Y, ¿ese hábito que tienes de recordarlo todo sin escribirlo? Bueno…. Es un desastre en ciernes.
Te sorprenderá lo eficiente que te vuelves cuando empiezas a usar una herramienta de gestión de proyectos para ayudarte a llevar tu negocio. Claro, lleva un poco de tiempo encontrar una herramienta que se adapte a ti… y un poco más de tiempo para transferir tus notas adhesivas y garabatos al sistema… pero la inversión bien vale el esfuerzo. Rápidamente te organizarás mejor y tendrás la información que necesitas sobre cada proyecto al alcance de la mano.
Además, una herramienta de gestión de proyectos te permitirá empezar a documentar la forma habitual de hacer las cosas. Estos «sistemas» son la base que necesitarás para delegar una vez que incorpores a alguien a tu equipo.
Una buena herramienta de gestión de proyectos también le ayudará a realizar un seguimiento del progreso de los proyectos y a controlar a su equipo con facilidad. No tendrás que microgestionar (algo que a todos nos cuesta al principio) porque podrás evaluar rápidamente los resultados de los miembros de tu equipo.
Paso de acción: Automatice los procesos clave de su empresa
Cuando eres el único que realiza las tareas clave de tu negocio, te conviertes en el cuello de botella. Cada tarea requiere tu tiempo y atención, y todo el conocimiento necesario para hacer las cosas vive dentro de tu cabeza (o en tus notas adhesivas). Añadir una herramienta de gestión de proyectos empieza a resolver este problema, pero es sólo un primer paso.
Para ser realmente más eficiente, tienes que automatizar todo lo que puedas. Aquí es donde te recomiendo que empieces:
- Automatice el procesamiento de los pagos. Necesitas cobrar, pero no necesitas generar cada transacción directamente. Utiliza opciones de comercio electrónico, botones de «comprar ahora» y pagos recurrentes automatizados para sustituir la necesidad de generar facturas por cada venta.
- Automatice la programación. El tiempo es importante tanto para usted como para su cliente. Elimine la inútil rutina del correo electrónico y ofrezca a sus clientes una opción de programación automática. Muchas herramientas se fusionan con su calendario electrónico, le permiten establecer reglas sobre la disponibilidad y permiten a los clientes reservar ellos mismos. Algunas de ellas incluso se conectan a una herramienta como PayPal para que pueda aceptar los pagos cuando la cita se haya reservado, lo que aumenta la eficacia.
- Automatizar la atención al cliente. La gente hace las mismas preguntas una y otra vez, ¿verdad? Puedes eliminar un montón de correos electrónicos innecesarios con sólo crear una página de preguntas frecuentes en tu sitio web y encontrar una forma creativa de presentar cómo prefieres trabajar. A continuación, utilizando unas cuantas plantillas de correo electrónico estándar, puedes responder a las preguntas con un correo electrónico rápido y un enlace.
Además de automatizar sistemas como estos, piensa en formas de sistematizar las tareas clave utilizando herramientas como listas de control y hojas de consejos. Estos recursos son muy útiles porque te permiten avanzar rápidamente en las tareas repetitivas. Cuando estés preparado para ampliar tu equipo, estos recursos se convertirán en los sistemas que necesitarás para delegar.
Paso de acción: Permita que sus sistemas gestionen su flujo de trabajo
Uno de los mayores retos de dirigir una empresa es encontrar la energía mental necesaria para pasar rápidamente de una tarea a otra. Lleva tiempo cambiar mentalmente de las operaciones a la planificación estratégica y a los asuntos financieros, y el proceso puede ser increíblemente agotador.
Por eso recomiendo que los sistemas gestionen el flujo de trabajo siempre que sea posible.
Deja que las listas de control y las hojas de consejos que has creado te guíen a lo largo del día. Agrupa las tareas similares siempre que sea posible, y cede al sistema que has creado. Reserva tu energía mental para el trabajo creativo o estratégico y deja que los recursos gestionen tu flujo de trabajo el resto del tiempo.
No sólo será más eficiente, sino que se preparará para dirigir un equipo de forma rentable en el futuro. Uno de los mayores retos a la hora de gestionar un equipo es ceder el control y confiar en los demás para obtener resultados. Es muy tentador intervenir y gestionar cada acción de un miembro del equipo en un esfuerzo por mantener el control.
La solución a este problema común es en realidad bastante sencilla. Utiliza sistemas para gestionar los flujos de trabajo y deja a tu equipo la libertad de trabajar de forma independiente y eficiente. Seguir una sencilla lista de control para la facturación ahora, por ejemplo, te dará la confianza que necesitas para alejarte y dejar que esa misma lista de control guíe a un miembro del equipo.
Tomar medidas para aumentar su productividad ahora dará resultados en el futuro, incluso mientras construye su equipo.
Tanto si está planeando añadir miembros al equipo en los próximos meses como si simplemente espera ampliar su negocio de esta manera en un futuro lejano, considere cuidadosamente los pasos de acción que he compartido aquí. Se alegrará de haberlo hecho.