Cómo encontrar el software de gestión de marketing adecuado que ahorre tiempo y recursos
Software de gestión de proyectos de marketing. Hay millones de ellos. El problema no es la falta de ellos. El problema es que hay demasiados. ¿Cómo encontrar uno que se adapte a todas sus necesidades y le ahorre tiempo? ¿Existe un software milagroso que pueda satisfacer todas las necesidades de su empresa, ajustarse a su presupuesto y ahorrarle tiempo?
Un software de gestión de proyectos de marketing debe ser capaz de satisfacer las necesidades específicas de su empresa. Uno genérico puede gestionar todas sus tareas y recursos generales. Sin embargo, no puede resolver los problemas extraños que a veces surgen en los departamentos especializados. Como resultado, las empresas que utilizan este software y herramientas genéricas acaban sumidas en un lío de entradas de blog atrasadas y análisis de productos manchados.
Este es un problema al que se enfrentan la mayoría de las pequeñas y medianas empresas hoy en día. Los proyectos pequeños tienen menos recursos. Sin embargo, también son los que tienen mayores necesidades. Por ello, su software debe ser flexible y accesible. En su mayoría, exigen un seguimiento detallado y una coordinación interfuncional. Cualquier proyecto de marketing debe incluir diversidad. Por lo tanto, es difícil encontrar un software o una herramienta que se adapte a la sandalia de cristal.
Si quiere ahorrar tiempo y manejar todos los requisitos del proyecto con delicadeza, se recomienda que elija un software de gestión de proyectos de marketing que tenga las siguientes cualidades:
1. Colaboración
Su software debe incluir datos de otros equipos. Un proyecto perfecto para el departamento de comercialización incluye algunas personas que se reúnen de diferentes departamentos. El software que elijas debe ser capaz de reflejar esta colaboración externa de marketing con facilidad. Pero lo más importante es que el software sea gratuito. Esto garantizará la colaboración con agencias, periodistas y clientes. Deberías poder compartir proyectos con ellos en línea para obtener críticas recientes. Mantenga un calendario de marketing y manténgalo visible para las actualizaciones de los representantes de ventas también. Publique los planes de su equipo de marketing y los resultados de su equipo ejecutivo.
2. Reutilización
Asegúrese de que las plantillas que está utilizando ahora mismo siguen siendo utilizables para sus últimos proyectos. Diseñar el software de gestión de proyectos de marketing perfecto le llevará una cantidad de tiempo considerable. Cuando pase a su siguiente proyecto, sólo podrá utilizar la plantilla de éste. De este modo, no sólo ahorrará muchos recursos, sino también un tiempo muy valioso.
¿Sabía que? Utilizar una plantilla reutilizable para su proyecto de marketing puede ayudarle a ahorrar hasta 20 horas al mes. Por ejemplo, la publicación de folletos en línea, los anuncios de eventos, la creación de anuncios en línea y la gestión de una feria comercial. La mayoría de los grandes ya tienen sus plantillas listas para rodar incluso antes de los anuncios de eventos.
Estudie los proyectos anteriores en su campo. Inculca la capacidad de clonar los proyectos y luego puedes registrar información inexacta de cada tipo de proyecto. Estas plantillas sirven de zócalo para su trabajo. Más adelante, puede basarse en estos modelos para incluir elementos de la firma, como los detalles de los asistentes y los plazos clave de la feria.
3. Personalización
¿Qué es un software de gestión de proyectos de marketing perfecto sin opciones de personalización? Los servicios creativos y el marketing de contenidos no están exentos de peculiaridades y reparos. Simplemente no se puede elegir un software al azar con la etiqueta «Gestión de proyectos de marketing» y esperar obtener resultados brillantes.
Estos son sus proyectos individuales que conducen a un proyecto de marketing completo. Ahora bien, puedes microgestionar o conseguir un software de gestión a medida que se encargue de todos los fallos en la línea de producción. Un buen software de gestión se ocupará de todos los cuellos de botella y equilibrará todos los recursos disponibles. Debería poder definir los pasos individuales y gestionar el flujo de trabajo. Quizá lo entiendas mejor si trazamos la analogía de un embudo de ventas. Probablemente esté acostumbrado a dividir el recorrido del cliente en diferentes etapas, desde la interacción inicial hasta la compra. Su software debería permitirle crear diferentes flujos de trabajo para las distintas etapas del proyecto.
4. Transferencias entre funciones
Un proyecto de marketing abarca varios departamentos y funciones de marketing. Por lo tanto, cualquier proyecto de marketing tiene varios traspasos. Su software debe ser capaz de coordinar todo el proceso. Debe facilitar todas las colaboraciones entre las distintas funciones de marketing. La simple colaboración dentro de un pequeño equipo funcional de marketing ya no es suficiente.
Una startup tiene varios estamentos, y todos ellos participan en los traspasos funcionales. Es comprensible que la gente quiera recibir una premonición en el caso de futuras propuestas de proyectos, lanzamientos de marketing y reuniones. Su software debería, al menos, ser capaz de facilitar los traspasos multiplataforma y multifuncionales. Su proyecto no debe llegar al estancamiento sólo tratando de obtener la retroalimentación de un equipo de revisión de marketing.
5. Informes y relaciones
Ningún viaje de marketing está completo sin resultados. Debe elegir una herramienta que permita a su equipo de marketing crear un informe completo. Esto significa que su herramienta tendrá que recopilar datos de todos los equipos que participen en el proyecto. Por lo tanto, volvemos al punto de los traspasos interfuncionales.
La mayoría de las herramientas de marketing y programas de software generales se centran mucho en las entradas y poco en las salidas. Esto puede cambiar con un software personalizable. Un software multifuncional producirá un informe más centrado en el mercado con resultados claros.
Una vez que el informe es correcto, puede utilizarlo como una señal para fortalecer sus relaciones existentes con los clientes, los influenciadores de los medios sociales, los diseñadores, los productores, los periodistas y todos los demás involucrados en el proceso de marketing. Un buen software de gestión de proyectos de marketing debería ser capaz de proporcionar a los miembros de su equipo de marketing capacidades completas similares a las de un CRM. El software debe ser capaz de restaurar la gloria perdida de los puestos relacionados con las relaciones públicas, donde los sistemas de software genéricos suelen quedarse cortos.
Mientras que la mayoría de los software de gestión de proyectos disponibles se construyen desde el punto de vista de un solo proyecto o equipo de gestión, usted puede obtener su software diseñado desde cero para manejar los requisitos de su empresa. Un buen software debe trascender a todos los equipos funcionales de una empresa para producir informes completos.
Los informes de marketing suelen ser de interés para todos los que participan en el proyecto. Rara vez se trata de un solo equipo o departamento. El buen software de marketing debe ser capaz de incluir a todas las personas de otros departamentos también, para coordinar un informe exhaustivo.