¿Cómo puede la subcontratación de un asistente virtual impulsar su negocio?
Muy a menudo, las empresas que empiezan o están en crecimiento se enfrentan a la escasez de dinero y de tiempo para permitirse la gestión de personal administrativo, especialmente si dicho servicio no se necesita a tiempo completo. Es entonces cuando un asistente virtual (o VA) puede resultar útil.
¿Qué es un asistente virtual? Es una persona o un grupo de especialistas que realizan tareas a distancia y que suelen combinar la prestación de servicios a varios clientes.
¿Qué hacen los asistentes virtuales? Prácticamente todo lo que haría un empleado, pero utilizando menos recursos. La variedad de tareas que pueden realizar los asistentes virtuales es realmente amplia.
- Estar a su lado desde el principio. Su asistente virtual puede ayudarle en el proceso de puesta en marcha de su negocio en un nuevo país. El servicio prestado incluye: encontrar una oficina que se adapte a sus necesidades, comunicarse con los agentes y organizar las negociaciones. El asistente virtual también puede proporcionarle toda la información necesaria para establecerse en un país: cuáles son las mejores guarderías, escuelas, oportunidades de alojamiento y con qué abogados merece la pena trabajar.
- Gestión de contactos de socios. Un asistente virtual puede ayudarle a recopilar información sobre posibles socios o clientes buscando los distintos criterios e introduciendo los datos en su CRM corporativo, así como a organizar una reunión o una llamada con los contactos adecuados.
- Organizar su agenda. Un asistente virtual dedicado puede gestionar su horario, organizar reuniones, reservar citas y viajes, ocuparse de las invitaciones de otras personas, planificar diversos eventos y recordárselos.
- Gestionar el correo electrónico. Separar el grano de la paja puede ser un trabajo que requiere mucho tiempo y es una de las tareas que sin duda merece la pena externalizar. Además, puede incluso delegar parte de su comunicación empresarial.
- Gestionar las llamadas telefónicas. Con la llegada de tecnologías como Skype, no es necesario que su asistente personal responda a sus llamadas en la habitación de al lado. De hecho, la mayoría de los clientes ni siquiera se dan cuenta hoy en día de que a menudo no se comunican con la propia oficina, sino con el lugar de trabajo virtual del asistente.
- Llevar las cuentas de las redes sociales y los blogs. Si no tiene tiempo para compartir todas las noticias de su empresa en Facebook y otras cuentas de redes sociales, o para hacerse amigo de todos los que podrían ser una conexión útil, no se preocupe: ¡los asistentes virtuales son realmente buenos en eso! Los asistentes virtuales pueden ofrecerle la estrategia para el desarrollo de su blog y crear boletines periódicos, publicar artículos sobre los temas requeridos, trabajar también en WordPress, crear y publicar imágenes relevantes.
- Investigación en línea. Esto puede implicar una enorme cantidad de aspectos diversos: tendencias de marketing, información para blogs, entradas en bases de datos, búsqueda de candidatos, búsqueda de clientes potenciales y otras tareas que requieren pescar información en la red. Todos los datos se recogen y analizan, y se crean informes finales.
- Elaboración de presentaciones y corrección de textos. Su asistente virtual puede repasar cualquier información que necesite presentar al público, ya sea de forma oral, escrita o multimedia, por ejemplo, elaborando presentaciones de Diapositivas.
- Apoyo al comercio electrónico. Muchos vendedores en línea no tienen realmente oficinas tangibles, y en ese caso casi todo el personal tiene que ser virtual. Eso incluye el trabajo con los clientes, los socios, los expertos en logística y los proveedores, así como el servicio de atención al cliente. Otro servicio que prestan los asistentes virtuales es el trabajo con diversos CRM: un asistente virtual puede buscar todos los contactos necesarios para el marketing en diversas ramas de la economía.
- Gestión de documentos. ¿Demasiada información amontonada en un caos? Un asistente virtual puede organizar y estructurar todos sus archivos y crear bases de datos, facilitándole el acceso a los datos necesarios. Además, los asistentes virtuales pueden encargarse de la migración de sus datos del sitio antiguo al nuevo, gestionar sus hojas de cálculo y bases de datos, introducir información en los CRM y otros servicios de introducción de datos.
¿Cuáles son las ventajas de contratar un asistente virtual en línea?
Rentabilidad: sólo pagas por el trabajo realizado y no tienes gastos adicionales como impuestos, seguros o prestaciones, organización del lugar de trabajo. Permite ahorrar mucho dinero, especialmente si su empresa acaba de empezar a desarrollarse.
Eficiencia en el tiempo: al asistente virtual remoto le interesa que el trabajo se realice de forma rápida y correcta, ya que eso le ahorra tiempo para otras tareas y oportunidades de ganar.
Eficiencia en el trabajo – usted consigue hacer el trabajo sin tener que lidiar con el agotamiento de los trabajos a tiempo completo y conducir todas las tareas rutinarias fuera de la oficina, por lo que recibe una gran cantidad de tiempo para dedicarse a retos más importantes.
¿Cuáles son las desventajas de subcontratar a un asistente virtual? Usted literalmente da acceso a su información corporativa y personal a una persona que no está directamente a su mano y no puede ser totalmente controlada, así que para evitar problemas – asegúrese de que su asistente virtual es una persona de confianza y leal, con buenas habilidades de organización y capacidad para trabajar en equipo, así como para admitir y corregir sus errores. Y siempre es mejor estar en el lado seguro y contratar un asistente virtual de la entidad legal porque en esta causa usted tiene un contrato con la organización que se preocupa por su reputación y que asegurará la seguridad de la información que podría no estar garantizada cuando se contrata a un freelance.