Equipos de oficina esenciales de los que no puede prescindir
Para dirigir una pequeña empresa, lo primero y más importante que hay que hacer es emplear al personal adecuado. Sin embargo, es importante que estos empleados cuenten con el equipo y las herramientas adecuadas para que puedan desempeñar sus funciones con eficacia. Un equipo moderno y de alta calidad marca una gran diferencia no sólo en la productividad de un equipo, sino también en la forma en que el público en general percibe la empresa.
Para ayudarle a empezar, a continuación se mencionan seis equipos de oficina esenciales de los que no puede prescindir.
1. Impresoras
Cualquier oficina que tenga un solo PC necesita una impresora para generar copias impresas de los archivos y documentos electrónicos. Todo tipo de empresa necesita imprimir sus documentos, ya sea una industria de servicios o de productos. Algunos de los documentos de oficina más comunes que deben imprimirse son los albaranes, las facturas, las cartas y los folletos. La elección de su impresora depende de lo que quiera que haga: los servicios de impresión pueden ayudarle a entender exactamente el tipo de solución de impresión que necesita para su negocio, y sus impresoras de alta calidad tienen una excelente relación calidad-precio.
2. Escáneres
Aunque la máquina de fax se consideraba antes una pieza muy importante del equipo de oficina, ahora es posible generar copias electrónicas de casi cualquier documento utilizando un escáner. Un escáner copia imágenes de papeles, que no se formaron electrónicamente, y las convierte en imágenes digitales, con lo que están listas para ser enviadas por correo electrónico o almacenadas en un PC. Algunos elementos que suelen escanearse son dibujos, fotografías, recibos de caja y formularios que se han rellenado manualmente. También es posible conseguir un escáner y una impresora combinados.
3. Copiadoras
Las fotocopiadoras son uno de los equipos más importantes de toda oficina. Tiene la posibilidad de elegir entre una fotocopiadora en blanco y negro y otra en color, y puede adquirir una en función de sus necesidades. Sin embargo, la tecnología en color es cada vez más asequible, sobre todo con la introducción de unidades combinadas de copiadora/escáner e impresora.
4. Máquina laminadora
Cuando se ha tomado la molestia de copiar o imprimir un documento importante, es mejor conservarlo adecuadamente plastificándolo. Las plastificadoras son cada vez más populares en las oficinas de todo el mundo, ya que pueden ayudar en aspectos como:
- Conservación de fotos
- Creación de la señalización
- Producción de tarjetas de identificación
- Crear tarjetas de visita que duren
Una vez que una oficina posee una plastificadora, el equipo puede tener muchas otras ideas para utilizarla de forma inteligente y eficaz.
5. Máquinas de dictado
Aunque el software de reconocimiento de voz evoluciona cada día, no está exento de dificultades. Es mucho mejor dictar y grabar cartas, informes y memorandos, ya que hablar es mucho más rápido y fácil que escribir, y además se puede hacer mientras se realizan otras tareas simultáneamente. El tipo de equipo elegido depende de la elección del dictador, la frecuencia de uso, el número de usuarios y el presupuesto.
6. Trituradoras
El robo de identidad es bastante común, y esto hace que la destructora sea una pieza de equipo que toda oficina necesita. Romper el papel con las manos no sólo supone una pérdida de tiempo, sino que los resultados no son tan eficaces como los que produce una destructora. Las destructoras de papel cortan los papeles en tantos trozos que es casi imposible volver a colocarlos juntos para recoger cualquier información. Si la seguridad es importante en tu empresa, tienes la responsabilidad de que la información no caiga en manos equivocadas. Invertir en una destructora es, sin duda, algo que debería considerar.
Para concluir…
Sin duda existen otros equipos de oficina aparte de los mencionados, pero estos seis artículos son necesarios para todas las oficinas modernas. Aunque no todos los artículos de esta lista se necesiten a diario, sí que son necesarios de vez en cuando.