Guía de adopción de la tecnología de videoconferencia para la pequeña empresa
La videoconferencia es una alternativa popular a los métodos de comunicación más tradicionales, como las llamadas telefónicas y los correos electrónicos. Le permite ahorrar tiempo y dinero y puede ayudar a su empresa a desarrollarse en más de un sentido.
Sin embargo, si está pensando en invertir en una solución de videoconferencia pero no está seguro de por dónde empezar, o de si la videoconferencia es la inversión adecuada para su empresa, no tema. Esta guía cubre la mejor tecnología de videoconferencia y cómo puede beneficiar a su marca a lo grande.
¿Por qué la videoconferencia?
Lo primero es lo primero: ¿por qué debería considerar las videoconferencias? Hay muchas razones para hacerlo, y algunas de ellas están muy relacionadas con las necesidades específicas de su empresa. Sin embargo, hay algunas razones típicas por las que una empresa puede querer utilizar la videoconferencia, a saber:
- Compartir documentos con los clientes
- Publicidad de un nuevo producto
- Entrevistas y contratación
- Seminarios y formación
- Estudio de mercado
Una vez que haya identificado sus necesidades de videoconferencia, el siguiente paso sería comprender sus ventajas.
Las ventajas de la videoconferencia
Veamos con más detalle las ventajas de la videoconferencia para su empresa.
Es rentable
La videoconferencia es lo más parecido a estar cara a cara con un cliente, y puede tener lugar en la comodidad de su oficina. Esto significa que no tendrá que gastar dinero en viajar a varias partes del país, y quizás incluso del mundo, para tener una reunión. Esto hace que la videoconferencia sea una alternativa atractiva y que el dinero que usted y su empresa se ahorren pueda utilizarse en otras áreas de la empresa.
Aumenta la productividad
Es fácil que se produzcan malentendidos al comunicarse por teléfono, correo electrónico o mensajes instantáneos. Sin embargo, las videoconferencias permiten a los compañeros estar atentos y concentrados en el tema que se está tratando. Como resultado, las decisiones se toman más rápidamente y los proyectos se completan con mayor eficacia. También ayuda a crear una relación mejor y más personal con sus clientes, lo que a su vez genera confianza.
Mejora la comunicación
Durante una videoconferencia, se pueden distinguir las expresiones faciales y el tono de voz, lo que inevitablemente conducirá a una colaboración más eficaz. Ambos son aspectos fundamentales de la comunicación y el desarrollo que a menudo pueden perderse en una simple llamada telefónica. En este caso, es menos probable que se produzcan errores, dejándole a usted y a su empresa tiempo para concentrarse en el crecimiento y la progresión.
Anuncia productos
Una descripción clara y concisa sólo llega hasta cierto punto, por lo que una de las mejores partes de la videoconferencia es la posibilidad de mostrar sus productos directamente. Una vez más, esto combate la idea del coste de los viajes porque puede anunciar sus productos a un cliente potencial desde Japón sin tener que aventurarse allí. Esto, a su vez, ahorra mucho tiempo porque puedes conectar con la gente en tu oficina en mucho menos tiempo del que te llevaría volar a otro país. También puedes compartir datos, medios de comunicación y presentaciones, ¡la lista es interminable!
Es más eficiente
Como es mucho más rápido que viajar a otras ciudades y países para reunirse, las empresas pueden tomar decisiones y debatir el desarrollo de forma más eficiente. El tiempo que se ahorra con la reducción de los viajes permite prestar más atención a determinados productos y proyectos. Esto también tiene un impacto en la gestión del tiempo, ya que, como resultado, mejorará significativamente. El tiempo extra le permite a usted y a su empresa la posibilidad de trabajar más estrechamente en un aspecto concreto de su marca en el que desea centrarse. Esto no habría sido posible si hubiera tenido que viajar a otras zonas de Europa, o incluso más lejos.
Ahora ya conoce las ventajas y decide seguir adelante con su plan de adopción de tecnología. El siguiente paso sería conocer los mejores dispositivos para las videoconferencias.
Los mejores dispositivos para videoconferencias
Para que la videoconferencia funcione, hay que invertir en los dispositivos adecuados. Aquí tienes algunas opciones.
Pantallas de plasma
Las pantallas de plasma son una forma brillante de ofrecer una imagen más nítida, lo que significa que si usted está en una videollamada con la esperanza de promover su nuevo producto, los clientes potenciales y los clientes obtendrán una imagen clara debido al alto contrato. También son excelentes si hay varias personas que participan en la conferencia telefónica, ya que puede colocar la pantalla de plasma al final de la mesa para que todos los participantes puedan hacer uso de ella.
Tabletas
La videoconferencia va más allá de las paredes de la sala de conferencias, y ¿qué mejor manera de experimentarla que con un dispositivo de tableta? Esta es una gran opción si está de viaje y no puede garantizar que podrá utilizar una sala de conferencias. Hoy en día, los iPads y las tabletas de Samsung te permiten utilizar aplicaciones como Skype para comunicarte con personas de la ciudad de al lado o del otro lado del mundo.
Portátiles
Al igual que una tableta, un portátil también está pensado para las personas que se desplazan. Sin embargo, si vas a utilizar un portátil para videoconferencias y resulta que estás en una oficina, esta es una opción ideal para un uno a uno. No sería necesario para este instante utilizar una gran pantalla de plasma para una videoconferencia individual, así que opte por un portátil y aproveche las ventajas de una conferencia telefónica más personal.
Quioscos
Los quioscos interactivos son estupendos para realizar videollamadas y compartir contenidos con otras fuentes, y no se quedan ahí. Puede compartir documentos entre usted y sus clientes, compartir vídeos en línea e incluso utilizar pizarras interactivas. Este tipo de tecnología moderna es genial para mejorar la comunicación en el lugar de trabajo y completar las tareas de forma rápida y eficiente.
Para llevar
La videoconferencia es un avance maravilloso en el mundo de los negocios y algo que beneficiaría a todas las empresas de una manera u otra. Invertir en las herramientas adecuadas puede suponer un gran retorno de la inversión. Por desgracia, no todas las empresas tienen el presupuesto necesario para adoptar esta tecnología. Entonces, ¿qué puede hacer una empresa con poco dinero?
Como siempre, haga su debida diligencia: Pregunte y busque el mejor camino para sus necesidades de videoconferencia.