La guía rápida de la oficina virtual para WAHM (work at home mom)
Cuando la mayoría de la gente piensa en una madre que trabaja en casa, se imagina a una madre en pijama, acompañando a sus hijos a la puerta por la mañana, antes de sentarse a trabajar tranquilamente frente al ordenador. Puede hacer lo que quiera, cuando quiera.
La madre que trabaja en casa nunca se pierde sus telenovelas favoritas, almuerza con sus amigos en sus populares cafés locales y no se toma su trabajo demasiado en serio. Cuando las WAHM escuchan estas fantasías, se ríen y luego se ríen un poco más. Trabajar desde casa es en realidad más difícil de lo que parece.
Si una madre quiere disfrutar de la libertad de dirigir su propio negocio desde casa, tiene que estar muy concentrada y ser inmune a las distracciones. Tiene que esforzarse para conseguir clientes y esforzarse aún más para mantenerlos mientras hace crecer su negocio. Aun así, es fácil sentirse cómodo con la idea de que uno trabaja desde casa y puede hacerlo todo solo.
Los servicios de oficina virtual son una gran ventaja para las trabajadoras domésticas
Las oficinas virtuales son un verdadero cambio de juego para las madres que trabajan en casa y, en realidad, para cualquiera que tenga un negocio desde su hogar. Alquilar una sede virtual añade una capa de profesionalidad a su empresa en casa. Los diversos servicios de oficina virtual disponibles a través de la mayoría de los proveedores pueden realmente liberar el tiempo dedicado a responder a los teléfonos, correos electrónicos, y hacer tareas de menor importancia que podrían ser delegados a un asistente.
Veamos las ventajas de una oficina virtual:
La dirección de su oficina es importante
Puede que tus amigos envidien el hecho de que trabajes en tu casa. Sus clientes son una historia completamente diferente.
Un asistente virtual que trabaja desde su casa será visto como una alternativa más barata que la contratación de un empleado físico. Una asistente virtual con su propia oficina en un distrito comercial de lujo de su ciudad será vista como una profesional digna de tarifas profesionales.
Incluso si el coste no es un problema para un cliente, el lugar en el que cuelgas tu sombrero dice mucho sobre cómo te comportas.
Una mayor comunicación equivale a más dólares
Otros servicios virtuales, como los números de teléfono gratuitos para empresas, la recepción virtual, la respuesta al correo electrónico, la asistencia virtual, el desvío de llamadas y la mensajería, son también un factor de cambio para cualquier madre que trabaje en casa y que intente dirigir un negocio próspero.
Algunos clientes estarán bien comunicándose por correo electrónico; otros se negarán a hacer ningún negocio si no pueden llamarle. Piense en la impresión que causará cuando cada llamada de un cliente sea respondida por un humano real, ya sea usted o su recepcionista virtual, a cualquier hora del día que decidan llamar…
El personal virtual puede ayudar a hacer crecer su negocio
Aparte de estar físicamente delante de usted, no hay nada que un empleado virtual no pueda hacer que un empleado físico sí. Pueden ahorrarle dinero, porque no tiene que pagar impuestos sobre la renta por ellos, ni proporcionarles beneficios. No aportan ninguno de los gastos generales que conlleva tener que equipar un espacio de trabajo para el personal tradicional.
Una oficina virtual puede trabajar las veinticuatro horas del día para ayudar a que los proyectos se completen mientras usted duerme, ya que los asistentes virtuales están ubicados en todo el planeta, lo que elimina las limitaciones tradicionales de las zonas horarias.
Ahorro de costes
Nada en la vida es gratis. Sobre todo si se tienen en cuenta los gastos relacionados con la gestión de una oficina propia y de los empleados que alberga. Las tarifas de alquiler de una oficina física oscilan entre los 1,70 dólares por metro cuadrado en las zonas menos populares y los 6 dólares por metro cuadrado en lugares más populares como San Francisco, en Estados Unidos. Esto supone miles de dólares al mes, y ni siquiera has comprado una silla, ni los servicios necesarios, como el WiFi, ni has pagado aún tu primera factura de servicios o a un empleado.
Una oficina virtual puede alquilarse por una fracción del precio, a menudo bastante menos de 1.000 dólares al mes, y ofrece los complementos mencionados anteriormente si los necesita.
Qué buscar en un servicio virtual
Sus necesidades individuales variarán en cuanto a lo que necesita de un proveedor de oficina virtual. Si lo único que necesita es una dirección virtual, hay proveedores que sólo ofrecen una dirección y, posiblemente, un buzón. Estos servicios serán mucho menos costosos que los de una empresa de oficinas virtuales que ofrezca un sinfín de servicios virtuales.
Tal vez prefiera mantener su negocio registrado en su casa por motivos fiscales. Hay varios proveedores virtuales que ofrecen números virtuales gratuitos profesionales, recepción, desvío de llamadas o incluso una simple toma de mensajes para cuando no pueda responder al teléfono.
La cuestión es que no tiene que contratar más servicios de los que necesita, ni tiene que preocuparse por comprometer las funciones. Hay una empresa virtual que se adapta a sus necesidades y crece con su negocio.
En general, recomiendo los siguientes consejos para elegir un servicio profesional de oficina virtual:
Investigue cuidadosamente las ubicaciones de las oficinas virtuales
El hecho de que una oficina afirme que sólo alquila oficinas en lugares privilegiados no significa que lo haga. A menudo tendrás la opción de visitar un espacio de oficina potencial, si está semilocalizado. También puedes hacer fácilmente una búsqueda en Google Streetview para determinar la legitimidad de una ubicación. Por último, un buen proveedor le ofrecerá fotos de los espacios de oficina exactos que le proponen alquilar.
¿Necesita acceso real a su oficina virtual?
Si es así, tenga en cuenta que una oficina virtual estará situada en un lugar físico, normalmente. Algunos servicios sólo le ofrecerán un buzón, otros le ofrecerán un acceso físico limitado de forma gratuita, y tiempo adicional para utilizar la oficina y sus comodidades por un precio razonable. Las comodidades deben incluir: fax, impresora, WiFi, sala de descanso, sala de estar, áreas de conferencias y acceso rápido a restaurantes y entretenimiento.
Evitar los sitios de freelance para los empleados virtuales
Ya es bastante difícil encontrar servicios profesionales de buena reputación para atender las necesidades de tu negocio. Quédate con los servicios recomendados o con personas que puedan mostrar un historial de excelencia en la atención al cliente.
Compara las tarifas, pero no te pases de precio
Los proveedores virtuales tienen que seguir siendo competitivos entre sí. Dicho esto, no compare únicamente por el precio a la hora de elegir. Algunos proveedores ofrecerán ubicaciones de oficinas más prestigiosas por tarifas ligeramente superiores a las del mercado. Otros incluirán más complementos por un precio ligeramente superior al de la competencia. Esto significa que a menudo puede gestionar mejor su negocio y crecer más rápido por un precio ligeramente superior.
Para llevar
La reputación de un proveedor suele ser lo único en lo que te basas antes de contratar un servicio virtual. Dedique tiempo a investigar, al menos unos días, y evite las obligaciones prolongadas hasta que esté seguro de que el servicio es el adecuado para usted. La mayoría de los proveedores ofrecen paquetes mensuales que pueden cancelarse en cualquier momento.