Reuniones de equipos empresariales: ¿Alquiler de salas de reuniones o de oficinas virtuales?
Ambas opciones tienen la ventaja de ofrecer un lugar de reunión para usted, su equipo y sus clientes. La elección de un lugar para alquilar una sala de reuniones o de conferencias puede convertirse en una verdadera tarea, dependiendo de la disponibilidad en la zona donde se vaya a celebrar la reunión. Por ejemplo, cualquier pueblo o ciudad que cuente con una importante cadena hotelera tendrá sin duda salas de reuniones disponibles. Sin embargo, si no se reservan con semanas de antelación, suelen costar un ojo de la cara por una simple reunión de una o dos horas, y cientos por el uso diario.
También hay una cuestión de profesionalidad. Aunque las salas de conferencias de los hoteles no están fuera de lo común, no son el entorno más profesional para una reunión oficial, ya que suelen estar situadas cerca de la piscina del hotel, llena de gente semidesnuda. Además, hay que añadir los costes de las propinas del personal de servicio, que pueden aumentar rápidamente cuando los invitados empiezan a pedir bebidas de 20 dólares y comidas caras a cuenta tuya.
Por supuesto, hay muchas instalaciones que ofrecen espacios para reuniones como servicio, pero a menos que conozcas a otros empresarios de confianza que los hayan utilizado, no se puede saber lo buenas que serán las instalaciones o la privacidad que tendrán tú y tus asistentes. La calidad de los servicios adicionales también puede ser motivo de preocupación, como la lentitud del WiFi o el escaso material de insonorización utilizado en las zonas de conferencias ofrecidas.
Opción de oficina virtual = más flexibilidad
Una oficina virtual no será necesariamente una mejor opción siempre, pero suele serlo. La mayor ventaja es el coste y la comodidad. Además, siempre se encuentran en un entorno de oficina profesional real, con privacidad y sin interrupciones.
Servicios impecables
Dado que una oficina virtual es una oficina real en un edificio comercial, no tiene que preocuparse por las interrupciones no deseadas ni por los servicios de mala calidad, como el WiFi o las impresoras lentas, y las máquinas de fax con poco tóner o los monitores de diez años.
Múltiples ubicaciones en todo el mundo
El verdadero beneficio de una oficina virtual para reuniones se reduce a la flexibilidad. La mayoría de las empresas que operan principalmente en la nube no suelen hacer negocios dos veces en el mismo lugar. Puede que tenga que reunirse con su personal físico en Denver una semana y, a continuación, volar para reunirse con su personal europeo en Londres o París la siguiente. Si elige un proveedor de oficinas virtuales que ofrezca opciones de ubicación flexibles, tendrá acceso a TODAS sus oficinas y áreas de conferencias en todo el mundo.
En la mayoría de los casos, tendrá que pagar una cuota de alquiler, al igual que en otros lugares. Sin embargo, la mayoría ofrecerá descuentos si actualmente alquila una oficina virtual con ellos. Lo mejor, la recepción virtual y otros servicios de llamadas que se incluyen pueden ayudar a coordinar una reunión con éxito y ocuparse de detalles externos como el catering.
Salas de reuniones reales en un ambiente corporativo profesional
Una oficina virtual permite la opción de dividirse en diferentes equipos durante una reunión, utilizando la tecnología y el espacio que ofrece la oficina virtual. Otras instalaciones para conferencias pueden ofrecer opciones similares a las de una zona de conferencias de una oficina virtual, pero siempre cobrarán más por las mismas o menos opciones de servicio.
Los hoteles suelen aprovechar la comodidad que supone alojar a su personal en la misma zona en la que se va a reunir. Las empresas de servicios de conferencias dedicadas también tienen que cobrar más, a menos que ofrezcan servicios adicionales como una oficina virtual.
El hecho es que, cuando se considera que la mayoría de las empresas pueden beneficiarse del alquiler de una oficina virtual para tener una dirección profesional, sólo tiene sentido considerar el uso de una para sus reuniones y conferencias también.