Servicios y herramientas virtuales que necesitan los directores generales itinerantes
Los directores generales que viajan necesitan, sin duda, servicios virtuales para asegurarse de que su empresa nunca duerme y de que ninguna tarea necesaria se queda sin hacer. Hay una serie de cosas que hay que tener en cuenta a la hora de llevar la empresa de viaje, desde la ubicación de la «oficina» hasta la forma de responder a los teléfonos o de llevar a cabo las tareas y los proyectos más importantes.
Después de todo, no puedes hacerlo todo tú mismo y seguir teniendo una vida agradable en la carretera, ¿verdad? Siga leyendo para conocer los 5 componentes clave para dirigir su negocio en el entorno virtual.
1. Número de teléfono virtual
Un número de teléfono virtual es un número, o un conjunto de números que usted adquiere, que los clientes de cualquier parte del mundo pueden utilizar para ponerse en contacto con usted. Son altamente personalizables y pueden ser un número estándar 1-800 gratuito o números locales situados en las zonas en las que viven tus mejores clientes.
Un número de teléfono virtual puede ser un cambio de juego para cualquier CEO móvil. En tiempos pasados, los empresarios tenían que preocuparse por las tarifas de llamadas de larga distancia e internacionales. En su día, tenían que comprar un smartphone o una tarjeta SIM distinta para cada país que visitaban y en el que hacían negocios.
Esos días ya no existen.
Un número de teléfono virtual ofrece una flexibilidad inigualable a los directores generales modernos, con funciones como el desvío de llamadas a su sede actual, o a una recepcionista o IVR. Puede recibir llamadas de cualquier persona, en cualquier lugar, sin la preocupación de ahuyentar a los clientes que no quieren pagar larga distancia, o la angustia de que pierda una llamada por confusiones entre diferentes operadores nacionales e internacionales.
2. Recepcionista virtual
Una recepcionista virtual es como cualquier otra recepcionista. Pueden atender las llamadas e incluso hacerlas en su nombre. Las recepcionistas virtuales se pueden encontrar en bolsas de trabajo en línea, a través de foros de marketing en línea, y se obtienen de proveedores de servicios virtuales de buena reputación.
Este trabajo puede ser a demanda, a tiempo parcial o completo. La flexibilidad y el ahorro de costes que supone ser virtual significa que nunca tendrá que preocuparse por perder otra llamada o mensaje importante. Está demostrado que tres cuartas partes de las personas que llaman a su empresa y no obtienen respuesta, no dejarán un mensaje y no volverán a llamar.
Un recepcionista hace de puente entre usted y los clientes, tanto si está disponible y necesita que le pasen las llamadas como si tiene que tomarse unos minutos para sí mismo. Pero también hay momentos en los que el teléfono no para de sonar y necesitas a alguien que mantenga a la gente en la línea y les asegure que estarás enseguida con ellos.
3. Equipo virtual
Tener una recepcionista virtual que se encargue de sus teléfonos es una cosa. Ser capaz de reunir y confiar en todo un equipo virtual de profesionales, con habilidades que se ajustan a las necesidades de su negocio, es indispensable para ahorrar tiempo y completar los proyectos a tiempo. Los asistentes virtuales provienen de todos los ámbitos de la vida, y van desde trabajadores que realizan tareas serviles como la introducción de datos y la publicación de contenidos, hasta tareas más complejas como la redacción de textos, la contabilidad y la facturación profesional.
Por supuesto, nunca es fácil contratar personal en estos tiempos. Hay tantos trabajadores virtuales en los foros y en los sitios web de anuncios, que puede resultar muy frustrante encontrar a la persona adecuada para tu empresa. Al fin y al cabo, no se puede ahorrar más tiempo si se dedica cada momento libre a la contratación.
Al recurrir a una empresa de servicios virtuales, los directores generales ocupados pueden eliminar las conjeturas de la contratación. Hay varias empresas de este tipo entre las que elegir, y tomarán las riendas a la hora de encontrar asistentes virtuales competentes para realizar las tareas y proyectos que usted necesita. Es realmente fácil probar, formar o eliminar candidatos según sea necesario cuando se utiliza un proveedor de servicios virtuales con varios asistentes entre los que elegir.
4. Oficina virtual
Una oficina virtual tiende un puente entre los viajes y la necesidad de los consumidores de hacer negocios con empresas establecidas que tengan «raíces» sólidas. Las raíces son el punto de partida y de llegada de todo negocio, y es muy importante que los clientes vean que su empresa tiene una base de operaciones legítima.
Un bloguero puede salirse con la suya diciendo a sus lectores que dirige su blog desde una maleta y un portátil. Un director general de una empresa «real» debe tener una dirección real. Las oficinas virtuales son reales, a pesar de que su nombre implica que residen en algún lugar entre nuestro reino y la tierra de Narnia.
Puede alquilar una oficina virtual en cualquier continente del mundo que desee. Elija una gran marca de servicios virtuales que atienda a clientes de todo el mundo, o una marca más pequeña y acogedora que opere en una sola ciudad, país o continente. La mayoría ofrecerá acceso físico a las oficinas que alquile, para utilizar servicios como WiFi, impresora, escritorios, salones, etc. Los servicios más grandes también ofrecerán las otras soluciones mencionadas en este artículo.
5. Tecnología virtual
La lista de tecnología virtual para empresas es interminable. Básicamente, vas a necesitar un teléfono móvil sólido con el sistema operativo iOS o Android más reciente instalado. También es imprescindible el acceso regular a la red WiFi, un servicio del que es casi imposible prescindir, independientemente del país al que se viaje.
El almacenamiento en la nube y las copias de seguridad de los datos también son imprescindibles. Piensa en lo que pasaría si se te cayera el teléfono al océano Atlántico o a un acantilado en algún lugar de los Andes. Dirigir un negocio virtual utilizando servicios basados en la nube desde tu teléfono o dispositivo significa que necesitas un plan de respaldo, ¡o las cosas pueden complicarse mucho en un abrir y cerrar de ojos!
Luego está la letanía de aplicaciones que cualquier director general puede necesitar para gestionar su negocio mientras está de viaje. Hay demasiadas para elegir, desde la contabilidad hasta el marketing, pasando por la colaboración y la gestión del tiempo. No dejes las cosas al azar y gestiona tu negocio a la antigua usanza; las aplicaciones pueden ayudarte literalmente a mantenerte en la carretera y fuera de la oficina indefinidamente.
La verdad es que los servicios virtuales han evolucionado tanto en los últimos diez años que ya no es necesario dirigir ninguna empresa desde una ubicación central. El uso de estos y otros servicios virtuales puede ayudar a que cualquier director general viva y trabaje en modo «wanderlust» indefinidamente.